Efficienza, velocità, compliance e analisi per il team HR
Quante sono le attività di cui si deve occupare quotidianamente l'ufficio Risorse Umane? Gestione di dati, documenti, piani formativi, selezione, analisi e molto altro.
Per un'azienda del mondo dei veicoli industriali, grazie alle competenze trasversali del Gruppo Archiva, è stato predisposto un intervento per digitalizzare l’intero processo di gestione del fascicolo del dipendente al fine di semplificare il lavoro dell’ufficio HR composto da un numero limitato di risorse in rapporto al numero di dipendenti.
Azienda
Il cliente è un’azienda che opera nel mercato dei veicoli industriali, conta circa 250 dipendenti e il suo fatturato supera i 30 milioni l’anno.
Obiettivo
L’obiettivo congiuntamente prefissato era la semplificazione della gestione del fascicolo dipendente.
La richiesta nasceva dall'esigenza del cliente di disporre di facilitazioni nella consultazione dei documenti in quanto il numero di risorse del reparto HR era altamente limitato rispetto al numero dei dipendenti dell'azienda in costante crescita.
As Is
Le attività condotte dall'ufficio senza una netta suddivisione tra le risorse erano le seguenti:
- Selezione.
- Negoziazione.
- Ingresso del Dipendente in azienda.
- Ciclo di Vita del Dipendente:
- Gestione della formazione.
- Comunicazioni interne generiche e ad hoc.
- Variazioni contrattuali.
- Assenze Dipendente: Salute, infortuni, congedi.
- Contenziosi.
- Schede di valutazione e formazione.
Queste attività si articolano in diverse modalità di attuazione e percorsi diversi, creando confusione e poco ordine. La gestione del lavoro in capo all’ufficio HR attraverso strumenti come i fogli Excel era spesso insostenibile in quanto i documenti erano difficili da mantenere, a rischio errori e non di immediata fruizione.
Date la complessità e il numero delle attività svolte, sembrava chiara la necessità di digitalizzare l’intero processo legato alla gestione del fascicolo dipendente.
To Be
Tramite l’impiego di più tecnologie e le professionalità del Gruppo Archiva, si è arrivati a:
- Digitalizzare tutti i processi relativi a:
- Onboarding.
- Ciclo di vita del dipendente.
- Comunicazioni generiche.
- Modifica scheda dipendente.
- Formazione e piano carriera.
- Valutazione annuale.
- Upload manuale documenti HR.
- Integrare un tool di formazione.
- Digitalizzare tutti i documenti pregressi inserendoli in un unico fascicolo per ogni dipendente. Ogni cartella è stata poi archiviata, resa facilmente disponibile e conservata.
Benefici
- Efficienza: riduzione delle attività manuali e ripetitive e semplificazione dei processi di gestione della documentazione dei dipendenti.
- Velocità: eliminata la gestione attraverso e-mail e file destrutturati delle informazioni da raccogliere durante il percorso lavorativo del dipendente.
- Compliance: i documenti cartacei relativi al fascicolo del dipendente sono stati digitalizzati, archiviati e portati in conservazione a norma per garantire la massima sicurezza e compliance alla normativa.
- Analisi: la reportistica a supporto delle attività formative per il dipendente consente di monitorare puntualmente lo stato di avanzamento dei piani di carriera.
