Digitalizzare i processi dell'ufficio Risorse Umane riduce il rischio di errori e inesattezze
L'esperienza delle aziende del Gruppo Archiva interviene anche sui processi degli uffici HR. Rendere più snelli, immediati e gestibili gli innumerevoli fascicoli dei dipendenti presenti in azienda riduce i tempi dedicati ad attività a basso valore ed elimina gran parte delle inesattezze dovute alla gestione manuale dei documenti. Una digitalizzazione dei processi consente inoltre un accesso chiaro, funzionale ed immediato ai dati.
Azienda
Il cliente opera nel settore della pulizia generale, non specializzata. L’azienda conta circa 120 dipendenti e il suo fatturato ammonta a 670 milioni di euro.
Obiettivo
L'obiettivo è stato ottimizzare le attività delle risorse HR grazie alla dematerializzazione della documentazione afferente al fascicolo del personale per ottenere una facilitazione nella consultazione della stessa.
La richiesta del cliente nasce sulla base di due driver fondamentali:
- la richiesta di immediato accesso alla documentazione, soprattutto nel contesto dello smartworking;
- la necessità di messa in sicurezza e di una gestione più appropriata dei documenti gestiti dal reparto Risorse Umane.
As Is
La gestione del lavoro in capo all'Ufficio Risorse Umane avviva attraverso l’utilizzo di file Excel che:
- Non risultavano di immediata fruizione.
- Erano di difficile gestione e consultazione.
- Potevano generare errori.
Inoltre, data la numerosità e la complessità delle attività svolte in azienda emergeva la necessità di digitalizzare l’intero processo di gestione del fascicolo del dipendente in tutte le sue fasi, fra tutte quella di formazione che veniva gestita in:
Formazione - Definizione e validazione del piano di formazione
Il Responsabile Organizzazione e Risorse Umane consolidava i fabbisogni formativi raccolti nel budget per allocare le risorse economiche necessarie per l’erogazione della formazione per l’anno successivo e definiva:
- Quali corsi dovevano essere svolti internamente.
- Quali corsi dovevano essere esternalizzati a società specializzate.
- Quali corsi dovevano essere attivati mediante partecipazione ad attività formative esterne all’azienda.
I corsi non previsti a budget seguivano un ciclo approvativo – autorizzazione del Direttore Organizzazione, Gestione e Servizi nei limiti dei poteri di spesa attribuitigli.
Il Responsabile della formazione consegnava al Responsabile Risorse Umane una prima bozza del piano formativo per approvazione. Tale piano poteva essere modificato in corso d’anno (aggiunta/ modifica di corsi).
Formazione - Rilevazione soddisfazione dell’attività formativa
Successivamente veniva rilevata l’efficacia dell’attività dal p.d.v. dei docenti raccogliendo un apposito modulo, che veniva compilato da ciascun partecipante al termine dei corsi.
Ogni partecipante doveva infatti inviare copia del modulo compilato al Responsabile di Funzione e al Responsabile Organizzazione e Risorse Umane.
To Be
Tramite l’utilizzo di un apposito portale è stata data la possibilità al cliente di gestire una “anagrafica corsi” a cui allegare documenti alle singole istanze.
Con la funzionalità di caricamento documenti sono state introdotte anche delle regole di obbligatorietà con il fine di fornire tutta la documentazione richiesta (ad esempio nel caso di corsi finanziati per i quali deve essere fornita apposita rendicontazione).
Per ricordare gli appuntamenti ai corsi è stato implementato un sistema di invio di reminder automatici sulla base del calendario stabilito a monte (una sorta di scadenziario).
Anche HR riceve Alert ad hoc sulla formazione obbligatoria in scadenza per i dipendenti (es. nuovi assunti).
A livello di reportistica, è stata creata una dashboard ad hoc che espone puntualmente gli indicatori richiesti dal reparto al fine di controllare il regolare svolgimento dell’attività formativa.
A livello visivo e di dati esposti, nella scheda del dipendente si trova l’indicazione dei corsi frequentati, comprensivi del numero di ore consumate.
Il questionario di gradimento viene inviato dal sistema in automatico a fine corso. Il questionario viene creato e mantenuto all’interno del tool, con possibilità di modifica e verifica anche a posteriori.
Vengono inoltre prodotti in automatico gli attestati dei corsi (PDF document composition) per i dipendenti da poter mostrare in fase di Audit.
In ultimo viene tenuta traccia dei costi per avere un confronto tra Budget Annuale Complessivo (e non per capitoli tematici) e consuntivo.
Benefici
- Eliminazione della gestione tramite e-mail dei file destrutturati delle informazioni da raccogliere per i bisogni formativi.
- Digitalizzazione dei documenti cartacei relativi al fascicolo del dipendente, successivamente portati in conservazione a norma.
- Possibilità di analizzare tramite reportistica ad hoc i dati raccolti sia per quanto riguarda le presenze ai corsi che il grado di soddisfazione.
- Riduzione drastica dei giorni uomo impiegati per la raccolta dei bisogni formativi.
