Come gestire le attività di promozione di un prodotto in modo snello

come incrementare la flessibilità nel processo di promozione di un prodotto

Definire e schedulare le promozioni di un prodotto in modo ordinato e organizzato grazie ad un unico strumento

Le competence trasversali di Archiva Group hanno permesso alla realtà cliente di rendere il processo di promozione dei prodotto di vendita più fluido e snello, supportando i reparti nella collaborazione, nello scambio di comunicazioni e nell’aggiornamento dello stato delle attività. In precedenza, la gestione di queste attività era legata a procedure di ticketing e scambio di e-mail tra troppi attori. L'utilizzo di una piattaforma BMP ha ridotto i passaggi e gli individui coinvolti efficientando il processo.

Azienda

L’azienda protagonista di questo caso studio opera nel settore del retail, conta 200 dipendenti e registra un fatturato medio di 270 milioni di euro.  

Obiettivo

L’obiettivo è quello di incrementare la flessibilità nel processo di promozione di un prodotto destinato alla vendita. Si vuole ottimizzare il flusso di lavoro legato a un’iniziativa di promozione rendendo la comunicazione tra reparti più snella ed efficace. 

As Is

La gestione della promozione di un prodotto era legata in buona parte a procedure di ticketing e scambio di e-mail che portava spesso a rallentamenti o all’omissione di alcuni step approvativi. 

Il processo coinvolgeva diversi attori articolandosi in più fasi:  

  1. E-mail di attivazione promozione da parte del responsabile vendite. Questo dopo le dovute analisi di fattibilità dell’offerta, sceglieva il prodotto da scontare. Per tanto ne faceva richiesta al responsabile tecnico.  
  2. E-mail di richiesta approvazione da parte del responsabile tecnico al Product Owner, dopo aver preso visione e analizzato la richiesta del Responsabile Vendite. 
  3. Approvazione e comunicazione del Product Owner che dopo aver ricevuto l’e-mail del Resp. Tecnico doveva comunicare la sua decisione agli attori degli altri reparti coinvolti.  
  4. Creazione contenuti da parte del Team Marketing & IT dopo aver avuto approvazione da tutti i reparti coinvolti.  
  5. Sovrapposizione dei report elaborati sia dall’ufficio Marketing che dal reparto vendite. A seguito del monitoraggio dell’andamento dell’azione intrapresa, i due reparti stilavano questi report che una volta integrati venivano passati al responsabile vendite.

To Be

Abbiamo reso il processo più snello, semplice e flessibile grazie all’implementazione di una piattaforma BPM.  

  1. Richiesta promo: il Responsabile Vendite inserisce sulla piattaforma di BPM la richiesta per applicare una percentuale di sconto.  
  2. Notifiche e approvazioni: ricezione di notifica prima del Responsabile Tecnico e poi del Product Owner di riferimento, che possono scegliere se approvare o meno la richiesta.
  3. Creazione contenuti: ricezione notifica di approvazione e successiva attivazione delle attività di Marketing e sviluppo correlate alla promozione. 
  4. Monitoraggio: analisi e controllo all'interno di un'unica piattaforma dei report per valutare il ritorno dell'attività intrapresa. 

Benefici

  • Processo più fluido e snello, supportando i reparti nella collaborazione, nello scambio di comunicazioni e nell’aggiornamento dello stato delle attività.
  • RIduzione del numero di e-mail e telefonate necessarie per svolgere le attività.
  • Garanzia di flessibilità tramite la gestione dei processi con un unico strumento.
  • Gestione più ordinata e organizzata, con la certezza di non saltare step approvativi.
  • Possibilità di schedulare le promozioni in specifici slot temporali, con attivazione automatica del processo di approvazione. 
  • Monitoraggio e analisi dei dati legati alla promozione grazie alla piattaforma, con possibilità di avere report tabellari o di esportare i relativi dati con tabelle pivot.