Definire e schedulare le promozioni di un prodotto in modo ordinato e organizzato grazie ad un unico strumento
Le competence trasversali di Archiva Group hanno permesso alla realtà cliente di rendere il processo di promozione del prodotto nel punto vendita più fluido e snello, supportando i reparti nella collaborazione, nello scambio di comunicazioni e nell’aggiornamento dello stato delle attività. In precedenza, la gestione di queste attività era legata a procedure di ticketing e scambio di e-mail tra troppi attori. L'utilizzo di una piattaforma BMP ha ridotto i passaggi e gli individui coinvolti efficientando il processo.
Azienda
L’azienda protagonista di questo caso studio opera nel settore del retail, conta 200 dipendenti e registra un fatturato medio di 270 milioni di euro.
Obiettivo
L’obiettivo è quello di incrementare la flessibilità nel processo di promozione di un prodotto destinato alla vendita. Si vuole ottimizzare il flusso di lavoro legato a un’iniziativa di promozione rendendo la comunicazione tra reparti più snella ed efficace.
As Is
La gestione della promozione di un prodotto era legata in buona parte a procedure di ticketing e scambio di e-mail che portava spesso a rallentamenti o all’omissione di alcuni step approvativi.
Il processo coinvolgeva diversi attori articolandosi in più fasi:
- E-mail di attivazione promozione da parte del responsabile vendite. Questo dopo le dovute analisi di fattibilità dell’offerta, sceglieva il prodotto da scontare. Per tanto ne faceva richiesta al responsabile tecnico.
- E-mail di richiesta approvazione da parte del responsabile tecnico al Product Owner, dopo aver preso visione e analizzato la richiesta del Responsabile Vendite.
- Approvazione e comunicazione del Product Owner che dopo aver ricevuto l’e-mail del Resp. Tecnico doveva comunicare la sua decisione agli attori degli altri reparti coinvolti.
- Creazione contenuti da parte del Team Marketing & IT dopo aver avuto approvazione da tutti i reparti coinvolti.
- Sovrapposizione dei report elaborati sia dall’ufficio Marketing che dal reparto vendite. A seguito del monitoraggio dell’andamento dell’azione intrapresa, i due reparti stilavano questi report che una volta integrati venivano passati al responsabile vendite.
To Be
Abbiamo reso il processo più snello, semplice e flessibile grazie all’implementazione di una piattaforma BPM.
- Richiesta promo: il Responsabile Vendite inserisce sulla piattaforma di BPM la richiesta per applicare una percentuale di sconto.
- Notifiche e approvazioni: ricezione di notifica prima del Responsabile Tecnico e poi del Product Owner di riferimento, che possono scegliere se approvare o meno la richiesta.
- Creazione contenuti: ricezione notifica di approvazione e successiva attivazione delle attività di Marketing e sviluppo correlate alla promozione.
- Monitoraggio: analisi e controllo all'interno di un'unica piattaforma dei report per valutare il ritorno dell'attività intrapresa.
Benefici
- Processo più fluido e snello, supportando i reparti nella collaborazione, nello scambio di comunicazioni e nell’aggiornamento dello stato delle attività.
- RIduzione del numero di e-mail e telefonate necessarie per svolgere le attività.
- Garanzia di flessibilità tramite la gestione dei processi con un unico strumento.
- Gestione più ordinata e organizzata, con la certezza di non saltare step approvativi.
- Possibilità di schedulare le promozioni in specifici slot temporali, con attivazione automatica del processo di approvazione.
- Monitoraggio e analisi dei dati legati alla promozione grazie alla piattaforma, con possibilità di avere report tabellari o di esportare i relativi dati con tabelle pivot.
